L’arbitrage et la médiation : durée déterminée, coûts connus et prévisibles

L’arbitrage est un procès organisé par les parties qui veulent qu’un tiers impartial choisi par elles, les départage, tranche le litige qui les oppose. L’arbitrage sert à entretenir les relations.

La médiation est conduite par un tiers impartial (médiateur.e) choisi par les personnes en conflit pour les aider à trouver un bon arrangement, sans procès. La médiation est conçue pour améliorer la qualité des relations entre les parties, restaurer l’entente et dans tous les cas, parvenir à une solution bien comprise.

L’arbitrage et la médiation sont des modes légaux de règlement des litiges choisis et organisés par les parties elles-mêmes. Ce sont des modes de règlement à risques maîtrisés ; les risques étant les compétences, le coût et la durée.

La durée déterminée

La durée de l’arbitrage et de la médiation est définie par les parties, suppléée par la loi, gérée ou régulée par le tiers convenu.

Ce temps est circonscrit. La procédure arbitrale démarre avec la constitution du tribunal arbitral (désignation ou nomination des arbitres) et se termine par le prononcé de la sentence arbitrale ou l’ordonnance de clôture de la procédure. Le processus de médiation démarre avec l’offre de médiation et prend fin par un accord de médiation ou pour divers motifs.

Une fois le tribunal arbitral constitué et le ou la médiateur.e nommé.e, le temps est occupé par les actes ou séquences ci-après :

Arbitrage	Médiation
Paiement des frais d’arbitrage suivant les modalités convenues	Paiement des frais de médiation suivant les modalités convenues
Suspension de l’arbitrage pour laisser cours à l’étape de règlement préalable à l’arbitrage, le cas échéant
Définition de la mission du ou des arbitres	Convention d’organisation de la médiation
Instruction du litige par le ou les arbitres avec les parties	Déroulement de trois étapes très actives de la médiation avec parties et médiateur.e
Élaboration et reddition de la sentence par le ou les arbitres	Élaboration de l’accord de médiation par les parties, avec le regard du médiateur et conclusion

La durée moyenne de l’arbitrage tourne autour de 15 mois. Certains arbitrages peuvent être plus longs, en raison de la complexité ou de la nature des affaires, de la variété des intérêts, etc. D’autres arbitrages peuvent être plus courts, entre trois et neuf mois, lorsqu’ils sont mis en route à la suite d’un compromis (convention d’arbitrage conclue après la naissance du litige). Le compromis contient l’objet du litige et les noms du ou des arbitres et la durée de l’arbitrage, le cas échéant. À défaut de convention sur les délais, la durée de l’arbitrage est de six mois.

Le temps effectif de la médiation peut être une demi-journée, une journée, un mois, quelques semaines sans dépasser six mois pour les médiations les plus complexes (pour les semaines et les mois, il ne s’agit pas de jours successifs 😊 mais du temps qui s’est écoulé entre la volonté des parties d’aller en médiation et la fin de la médiation).

Dans l’espace OHADA, quelle que soit la durée d’un arbitrage ou d’une médiation, il ne s’agira que d’une « instance » seulement, un seul niveau de règlement du litige. L’arbitrage ou la médiation ne tient que sur une « instance », comparé à tous les niveaux d’instances prévus par la justice étatique à savoir tribunal de première instance, Cour d’Appel, Cour suprême et re-Cour d’Appel pour le justiciable qui attend de jouir d’une décision irrévocable … Deux ans devant le tribunal, deux ans devant la Cour d’Appel, trois ans devant la Cour suprême … je suis très gentille 😊 là dans les délais et pourtant cela fait déjà sept ans …

Une instance seulement pour l’arbitrage car la sentence arbitrale n’est pas susceptible des voies de recours ordinaires d’appel et d’opposition ni de celle extraordinaire du pourvoi en cassation. Ces voies sont d’office écartées par la loi. Ceci confère à la sentence arbitrale un caractère relativement irrévocable, dès son prononcé. Relativement irrévocable car un recours en annulation reste possible. Cependant, la loi offre désormais aux parties la faculté de renoncer au recours en annulation. Les parties qui en conviendraient, attribueraient à la sentence arbitrale un caractère absolument irrévocable dès son prononcé.

Une instance seulement pour la médiation car l’homologation ou l’exequatur d’un accord de médiation n’est pas susceptible de recours.

Cette unique « instance » permet à l’entreprise ou aux gens d’affaires d’être rapidement fixés sur leur sort et de prendre les orientations appropriées, ce qui contribue à leur stabilité.

Les coûts connus et prévisibles et les gains

Connaître la durée de règlement a une influence positive pour l’entreprise. En effet, l’entreprise peut organiser et calculer aisément le coût des énergies (ressources humaines) qu’elle mobilise pour le règlement du litige.

L’arbitrage et la médiation ont aussi une influence positive pour les finances de l’entreprise car les frais (honoraires des arbitres, médiateurs et les autres frais), non seulement peuvent être librement convenus (surtout lorsqu’il s’agit d’arbitrages ad hoc ou d’arbitrages administrés par des centres privés)  mais sont connus d’avance. Si bien que l’affectation des ressources financières peut être aisément planifiée. Le coût de l’arbitrage ou de la médiation doit être comparé avec trois, quatre ou cinq fois le coût déterminable d’une instance devant le juge étatique, si l’on veut se faire une opinion proche de la réalité.

En arbitrage et médiation, le mode de détermination des frais garantit une appréciation juste et équilibrée des demandes que les parties peuvent formuler les unes contre les autres. Car assez souvent, les frais sont indexés sur les demandes pécuniaires si bien que ces demandes sont bien moins fantaisistes que celles présentées aux juges étatiques.

La confidentialité qui protège l’arbitrage et la médiation permet notamment d’éviter les pertes de parts de marché et la mauvaise image que peut engendrer la publicité des contentieux.

La faculté de choisir les compétences des tiers qui conduisent le règlement du litige a une influence positive aussi sur le coût, car des compétences adéquates augmentent les chances d’avoir une décision ou une solution juste et équilibrée.

Pour toutes ces raisons, l’arbitrage et la médiation sont des voies vraiment adaptées aux litiges des petites et moyennes entreprises. Ces modes ne concernent pas seulement les grandes entreprises.

Mesdames et Messieurs les responsables des finances, à vos calculettes pour montrer la bonne direction aux dirigeant.e.s de l’entreprise.

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Cotonou, le 30 juillet 2019

Elvire VIGNON, Arbitre et Médiateure, Avocate honoraire

Centre EV Arbitrage & Médiation, Cotonou, Bénin

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